1. Amaç

Bu politika, Jotun'un yolsuzlukla mücadele politikalarına genel bir bakış sağlamakta ve Jotun çalışanlarının Jotun için gerçekleştirdikleri iş faaliyetlerinde yolsuzluk yapmaktan kaçınmak için uymaları gereken temel gereklilikleri açıklamaktadır. Bu politika kapsamlı değildir; yani Jotun'un kaçınması gereken tüm etik olmayan durumları kapsamamaktadır.

2. Roller ve sorumluluk

Her Jotun iş birimi, bu politikada belirlenen politikaları uygulama ve yürütme sorumluluğuna sahiptir. Bölüm yöneticileri, politikaları kuruluşlarında bilinmesini sağlamaktan, farkındalık ve uyum kültürünü teşvik etmekten ve uyumun denetlemekten sorumludur.

3. Tanımlar

Yolsuzlukla mücadele

Yolsuzlukla mücadele yasaları dünyanın farklı yerlerinde farklılık göstermekle birlikte, çoğu yolsuzlukla mücadele yasası yolsuzluk için ortak bir temel tanımı paylaşır. Jotun'un yolsuzlukla mücadele politikası kapsamında, yolsuzluk doğrudan veya dolaylı olarak (yani aracılar üzerinden) aşağıdakileri içeren her türlü girişimi içerir:

pozisyona, vazifeye veya işe bağlı olarak birine uygunsuz bir avantaj sağlamak veya teklif etmek (aktif yolsuzluk) veya
pozisyona, vazifeye veya işe bağlı olarak uygunsuz bir avantaj elde etmek için bir teklif talep etmek, almak veya kabul etmek (pasif yolsuzluk).

Uygunsuz Avantaj

Alıcının pozisyonunun, görevinin veya vazifesinin kötüye kullanılması karşılığında sağlanan her türlü menfaat genellikle uygunsuz avantaj olarak kabul edilir.

Uygunsuz bir avantaj genellikle nakit veya ekonomik değeri olan nesneler biçiminde bir menfaattir, ancak ekonomik değeri olmayan menfaatleri de içerebilir. Ücretsiz veya indirimli olarak sağlanan hizmetler, özel kuruluş veya kulüp davetleri gibi alıcının pozisyonu, görevi veya vazifesi ile ilgili olarak sağlanan kişisel menfaatler uygunsuz olarak değerlendirilebilir.

Yolsuzluğa yol açan uygunsuz avantajın en belirgin örnekleri şunlardır:

• Bir sözleşme almak için ödeme yapmak.
• Kişisel olarak ödeme (nakit, hediye veya hizmet) almak.
• Rüşvet veya "nüfuz ticareti".

Rüşvet veya nüfuz ticareti, bir kararı etkileme gücüne sahip birine uygunsuz bir avantajın teklif edilmesidir (veya kabul edilmesidir). Bir şirketin veya özel bir kişinin serbest rekabette alamayacağı önemli kararları etkileyebilecek bir menfaat elde etmesi durumunda bu menfaat rüşvet olarak kabul edilir.

Rüşvet tanımı gereği yolsuzluktur.

Kolaylaştırma ödemeleri

Kolaylaştırma ödemeleri, genellikle daha alt seviyedeki yetkililer tarafından gerçekleştirilen rutin hükümet icraatlarının gerçekleşmesini sağlamak için yapılan ödemelerdir. Kolaylaştırma tanımı gereği yolsuzluktur.

Kamu ve özel sektör ödemeleri

Çoğu ulusal rejim, hem kamu hem de özel sektörde herhangi bir kişiye kanunsuz ödemeler yapılmasını yasaklar. Kamu veya özel sektördeki bir pozisyon, vazife veya işle ilgili her türlü yolsuzluk faaliyeti, Jotun'un yolsuzlukla mücadele politikası kapsamındadır.

Aracıların ve diğer temsilcilerin yolsuzluk eylemlerine karşı sorumluluk

Yolsuzluk, ana şirket adına veya ana şirketin parçası olarak hareket eden aracılar, yan kuruluşlar, bağlı kuruluşlar veya diğerleri tarafından yapılan ödemeleri de içerebilir.

4. Gereklilikler

Jotun, Köklü Değerler ve İş İlkeleri gereğince iş etiği ve dürüstlükte yüksek standartları korumanın yanı sıra yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere uyma konusunda güçlü bir bağlılığa sahiptir. Bu politika, Jotun'un yolsuzluk ve rüşvetle mücadele politikasının içeriğini ve sonuçlarını açıklar ve ayrıntılarına iner.

Jotun; müşteriler, tedarikçiler, yetkililer ve diğerleriyle ilişki kurulmasının gerekli olduğunun farkındadır. Bununla birlikte, bağlantılarımızla olan ilişkimizde ilkelerimize ve geçerli kurallara uygun şekilde davranma konusunda ortak bir sorumluluğumuz vardır. Ayrıca, meşru faaliyet çerçevelerinin dışında kalan alanlarda faaliyet göstermekten kaçınmak için, ilgili olduğunda bunu açık bir şekilde iletmek konusunda da ortak bir sorumluluğumuz vardır.

Yolsuzluk ekonomik kalkınmayı engeller, rekabeti bozar ve hukukun üstünlüğüne zarar verir. Buna ek olarak, yerel ve uluslararası yasalar Jotun ve çalışanlarının kamu ve/veya özel sektör görevlilerine rüşvet vermek gibi yolsuzluk faaliyetlerinde bulunmasını yasaklamaktadır.

Her Jotun şirketi, yolsuzluğa yol açan eylemlerde bulunmanın sonuçlarını anlamanın yanı sıra operasyonları için geçerli olan belirli yolsuzlukla mücadele yasalarını ve yönetmeliklerini anlamaktan ve gerektiğinde bu yasalara uymak için ek yolsuzlukla mücadele politikalarını benimsemekten sorumludur.

Jotun, yolsuzluk ve rüşvete karşı kararlı bir şekilde aktif olarak çalışmaktadır. Tüm çalışanların Değerlerimize ve İş İlkelerimize bağlı kalması beklenmektedir. Bu politika, yolsuzlukla mücadeleye yönelik ortak çabalarımızın önemli bir aracıdır.

4.1 Yasal çerçeve

Yolsuzluk dünyadaki çoğu ülkede yasaklanmıştır. Tüm Norveç vatandaşları ve şirketleri için geçerli olan Norveç Ceza Kanunu, dünyadaki en katı kurallardan bazılarına sahiptir. Bu, kuralların Jotun yan kuruluşları gibi Norveç'e ait şirketler için de geçerli olduğu anlamına gelir.

Norveç Ceza Kanunu ve diğer ulusal yolsuzlukla mücadele mevzuatlarının (ABD Yurtdışı Yolsuzluk Uygulamaları Yasası ve Birleşik Krallık Rüşvet Yasası gibi), eylemlerin hangi ülkede gerçekleştirildiğine ve yolsuzluğun o ülkenin ulusal yasalarına göre yasal olup olmadığına bakılmaksızın uygulandığının bilinmesi önemlidir. Böyle bir yasa rejimi altındaki vatandaşlar ve şirketler hakkında, dünyanın herhangi bir yerinde gerçekleştirilen eylemler için dava açılabilir.

Her Jotun şirketinin kendi faaliyetleri için geçerli olan yolsuzlukla mücadele yasalarını ve yönetmeliklerini kuruluş içinde duyurmak üzere uygun adımları atması büyük önem taşımaktadır.

4.2 Genel ilkeler

Jotun, Jotun yan şirketleri, Jotun'a bağlı şirketler ve tüm Jotun çalışanları, yolsuzluk ve rüşvete karşı kararlı bir şekilde aktif olarak çalışmaktadır.
Jotun, tüm potansiyel veya mevcut müşterilerine, tedarikçilerine ve kamu görevlilerine karşı açık, etik ve yasalara uygun bir şekilde hareket edecektir.

Jotun, sapmalar uygun bölüm yönetimi tarafından onaylanmadığı ve şirket kayıtlarında uygun şekilde belgelenmediği sürece, sözleşmeden doğan yükümlülüklerini her zaman ilgili sözleşmenin şartlarına uygun olarak yerine getirecektir.
Nakit veya benzeri ödemeler ya da teyit edilmemiş alıcılara veya hesap numaralarına yapılan ödemeler kabul edilmeyecektir.

Jotun adına yapılan tüm satış ve pazarlama faaliyetleri, üçüncü tarafların masraflarının karşılanması, ödemeler ve sözleşme performansı, şirket içinde ve Jotun'un karşı tarafları ile karşılıklı olarak açık ve şeffaf olacaktır.

Tüm masraflar standart şirket prosedürleri kapsamında onaylanmalı, belgelenmeli ve uygun muhasebe standartları ile uyumlu olarak kaydedilmelidir.
Hiçbir Jotun çalışanı hiçbir koşulda bir tedarikçiden, iş ortağından veya kamu görevlilerinden nakit para ya da kişisel indirimler, komisyonlar, belgelenmemiş indirimler vb. dahil olmak üzere herhangi bir uygunsuz menfaat elde edemez.

4.3 Doğru muhasebe

Jotun tüm operasyonlarda şeffaflığı zorunlu kılar. Bu nedenle tüm Jotun kuruluşları, işlemlerin doğru şekilde kaydedilmesini ve yerel ve uluslararası muhasebe ilkelerine uygun olarak uygun belgelerle desteklenmesini sağlamalıdır.

Yolsuzlukla mücadele yasası, Jotun'un etkin iç muhasebe kontrollerine sahip olmasını ve şirketin işlemlerini doğru bir şekilde yansıtan defter ve kayıtlar tutmasını zorunlu kılmaktadır.

Grup bünyesindeki tüm kuruluşlar gelir ve giderleri doğru bir şekilde muhasebeleştirmeli ve ödemelerin şirket defterlerine yanlış olarak kaydedilmemesini sağlamalıdır.

4.4 Kamu görevlileri

Yetkililerle ilgili olarak ve özellikle de alıcının, Jotun'un menfaatine olabilecek isteğe bağlı bir karar almak veya eylemde bulunmak için belirli bir pozisyonda olduğu durumlarda özel özen gösterilmelidir.

Bir hizmet, sözleşme, onay veya sertifika almak için bir görevliye rüşvet vermek açık bir biçimde yolsuzluktur. Benzer faaliyetler aşağıdaki gibi durumları içerebilir:

• Görevliler veya onların aile üyeleri için gayrimeşru veya yasa dışı seyahat ya da eğlence masraflarını ödemek.
• Görevlilerden veya onların arkadaşlarından ya da aile üyelerinden menfaat karşılığında mal veya hizmet satın almayı kabul etmek.
• Bir görevliyle bağlantılı bir hayır kurumuna, o görevliden bir menfaat beklentisiyle bağışta bulunmak.

4.5 Seyahat ve Eğlence Giderleri

Potansiyel veya mevcut müşteriler için seminer, seyahat, yemek, konaklama ve eğlence için yapılan makul harcamaların ödenmesine, bu harcamaların doğrudan Jotun ya da Jotun'un ürün veya hizmetlerinin tanıtımı, lansmanı, eğitimi vb. ile ilgili olması durumunda izin verilebilir.

Jotun'un katılımcıların masraflarını karşılaması halinde bu tür ödemeler:

• Pazarlama, iş geliştirme veya sözleşme performansı masraflarıyla doğrudan ilgili olmalıdır.
• Açık ve şeffaf bir şekilde sağlanmalıdır.
• Herhangi bir menfaat beklentisi ile ya da menfaat karşılığında sağlanamaz veya sağlanmış gibi görünemez.
• Miktar olarak makul ve mevcut koşullar altında uygun olmalıdır;
  fiili harcamaların makul ölçüde ayrıntılı olarak belgelendirilmesi yoluyla doğrulanmalıdır.
• Kamu görevlilerinin aile üyeleri ya da arkadaşları için seyahat, yemek, konaklama veya eğlence masraflarının ödenmesine izin verilmez.

Tamamen veya kısmen Jotun tarafından ödenen etkinliklere veya faaliyetlere katılmaları için kişilere sunulan her türlü davet, ilgili bölüm yönetimine bildirilmelidir.

Jotun çalışanları, bu bölümdeki ilkeler doğrultusunda ve ancak üst yöneticisinin önceden onayını aldıktan sonra tedarikçilerden veya diğer kişilerden makul harcamaların karşılanması teklifini kabul edebilir.

Seks işçilerine gitmek için yapılan iş davetleri veya planlamalar kabul edilemez.

4.6 Hediyeler

Müşteriler, tedarikçiler ve iş ortakları ile hediye alışverişinde bulunmak uluslararası ticari ilişkilerin gelenekselleşmiş bir parçasıdır ve hediyeler "geleneksel" olarak kabul edilen sınırlar içinde kaldığı sürece tamamen yasaldır.

Jotun hiçbir koşul altında nakit hediye teklif etmemeli veya kabul etmemelidir. Nakit dışındaki hediyeler normal şartlarda aşağıdaki koşullarda geleneksel olacaktır:

• Asgari ekonomik değere sahipse (100 USD).
• Şirket logosu ile işaretlenmişse.
• İlgili ülkedeki koşullarda açıkça uygunsa.

Hediyeler, alıcının bu tür hediyeleri veya menfaatleri üst yöneticilerinden saklayacağından şüphelenmek için nedenlerin bulunduğu bir bağlamda verilmemelidir. Örneğin, hediyeler alıcının iş adresine, yani şirket veya kamu kuruluşu ofis adresine gönderilmelidir.

Hediyeler herhangi bir menfaat karşılığında verilmemeli veya kabul edilmemelidir.

4.7 Kolaylaştırma Ödemeleri

Yürürlükteki yolsuzlukla mücadele mevzuatına uygun olarak, Jotun'un kolaylaştırma ödemelerine karşı genel bir politikası vardır.

Şantaj benzeri bazı durumlarda, Jotun'un değerlerinin veya meşru ticari çıkarlarının büyük zarar görmesini önlemek için kolaylaştırma ödemeleri gerekli ve meşru olabilir.

Kolaylaştırma ödemeleri, örneğin Jotun'un mülküne yönelik yasa dışı zarar verici bir eylemle yapılan doğrudan tehdit gibi gerçek şantaj durumlarından ayırt edilmelidir.

Ayrıca, kişisel sağlık veya güvenliğin sağlanması için gerekli ödemeler genellikle bir zorunluluk olarak meşrudur.

4.8 Ortaklar, Aracılar, Distribütörler, Danışmanlar ve Diğer Temsilcilerle İlişkiler

Jotun kuruluşları, Jotun'un aracılarının, distribütörlerinin, danışmanlarının ve diğer temsilcilerinin Jotun'un yolsuzlukla mücadele standartlarına uymasını sağlamak için gerekli özeni göstermeli ve uygun adımları atmalıdır.

4.9 Jotun'un iş ortakları

Her Jotun kuruluşu; tedarikçiler, müşteriler ve ortak girişim ortaklarını kapsayan Jotun'un iş ortaklarının Jotun'un dahil olduğu işlerde yolsuzluk veya diğer yasa dışı veya etik olmayan faaliyetlerde bulunmamalarını sağlamak için makul adımları atmalıdır.

Gerekli özenin gösterilmesi gerekliliği koşullara bağlı olarak değişir, ancak her zaman aşağıdaki adımları içerecektir:

• Potansiyel aracıların/temsilcilerin işe alınmadan önce dürüstlük durum tespiti taramasından geçirilmesi, yani kapsamında ilgili hizmetlerin yer aldığı gerçek iş amaçlarına sahip gerçek bir şirket olduğunun teyit edilmesi.
• Yolsuzluk veya rüşvet durumunda sözleşme yükümlülüğünü bırakma olasılığı da dahil olmak üzere, iş performansının ve hükümlerin açık bir tanımını içeren yazılı bir sözleşme ile işe alımın resmileştirilmesi.
• Sunulan hizmetler için yapılan ödemenin, gerçekleştirilecek hizmetlerle ilişkili olarak makul olmasının sağlanması.
• Ödeme yöntemleri şeffaf olmalı ve yürürlükteki yasalara ve etik iş standartlarına uygun olmalıdır.
• Nakit ödemelere genellikle izin verilmez; kaçınılmaz olması halinde bu tür ödemeler uygun belgelerle desteklenmelidir.
• Yabancı hesaplara yapılan her türlü ödeme son derece dikkatli bir şekilde işlenmeli ve Jotun'un kara para aklama, vergi kaçırma, yolsuzluk, dolandırıcılık veya diğer gayrimeşru iş uygulamalarına katkıda bulunmadığından emin olmak için gerekli doğrulama gerçekleştirilmelidir.

4.10 Siyasi katkılar

Siyasi kampanyalara yapılan katkılar ya da kamu görevlilerinin seçimlerde adaylıklarını desteklemek için para toplama çalışmaları gibi siyasi katkılar, Jotun İş İlkelerine aykırı biçimde nüfuz ticareti olarak değerlendirilebilir.

4.11 Uyumsuzluğun Sonuçları

Yürürlükteki yolsuzlukla mücadele yasalarına uyulmamasının potansiyel sonuçları önemlidir:

• Yolsuzluk serbest rekabeti bozar ve hukukun üstünlüğüne zarar verir.
• Yolsuzluğun ortaya çıkması olumsuz tanıtıma neden olur ve bu da bir şirketin itibarına ve iş ilişkilerine ciddi zarar verebilir.
• Yetkili makamların bir yolsuzlukla mücadele ihlali şüphesine ilişkin soruşturma başlatma kararı, ilgili tarafın itibarına ve ticari çıkarlarına ciddi zarar verebilir ve önemli maliyetlere yol açabilir.
• Yolsuzluk faaliyetlerine karışan kişiler para cezası, hapis cezası ve hatta bazı yetki alanlarında fiziksel cezalar da dahil olmak üzere cezai yaptırımlara tabi olabilirler. Birçok durumda kişilerin üst yöneticisi yolsuzluk yapıldığının farkındaysa veya farkında olması gerekiyorsa o da cezai yaptırımlara tabi olur.
• Hem yerel şirket hem de Jotun şirket merkezi dava edilebilir ve cezalandırılabilir. Buna Şirket sorumluluğu denir.
• Şirketler, yolsuzluk iddiaları nedeniyle on milyonlarca USD tutarında para cezasına, adli cezaya ve devlet tarafından zorunlu kılınan uyum maliyetlerine tabi tutulmuştur.
• Şirketlerin belirli ülkelerde veya sektörlerde belirli hükümetlerle iş yapması veya kamu ihalelerine katılması yasaklanabilir.
• Şirketler, işlerini kaybetmiş olabilecek rakipler gibi yolsuzluk faaliyetinden zarar gören üçüncü tarafların tazminat taleplerinden sorumlu olabilir.
• Kişi için cezai kovuşturma, işten çıkarılma veya başka disiplin cezası riski.

4.12 Yolsuzlukla mücadele kılavuzu ve ihbar

Tüm çalışanlar, sorumlu tutum ve eylemler hakkında bürokratik olmayan ve yapıcı bir şekilde yapılan açık bir tartışmaya katkıda bulunmaya davet edilir. İnsanların zor konuları gündeme getirmeye cesaret edebilecekleri bir kültürü teşvik etmek, cesur çalışanlar ve yetenekli yöneticiler gerektirir.

Genel bir kural olarak, şikayetler uygun kanallar (yani bölüm müdürü) aracılığıyla bildirilmelidir. Şikayetin içeriği nedeniyle bunun uygunsuz veya yetersiz olması halinde İK departmanına, Genel Müdür/İdari Müdüre veya şuraya bilgi verilebilir: Jotun'un ihbar kanalı.

Jotun'un sorumluluğu, muhbirlere şirket içinde iyi davranılmasını sağlamaktır; bu da kişinin doğrudan veya dolaylı olarak cezalandırılmaması gerektiği anlamına gelir. Öte yandan, meşru bir neden olmaksızın veya bir kişiye ya da kuruma zarar vermek amacıyla muhbirlik yapan herkes disiplin işlemlerine tabi olacaktır.

Her gün bir üst yöneticinizden rehberlik almalı ve yolsuzlukla mücadele ile ilgili sorularınızı ona yöneltmelisiniz. Bu politika veya yolsuzlukla mücadele yasası hakkında herhangi bir sorunuz olursa, Jotun A/S'nin hukuk departmanı, İç Denetim Grubu veya Uyum Grubu departmanı ile de iletişime geçebilirsiniz: + 47 33 45 70 00.